Automazione AI dei processi aziendali: cos’è
L’
automazione AI dei processi aziendali rappresenta una delle applicazioni più concrete dell’intelligenza artificiale all’interno delle imprese. Utilizzare l’AI non significa infatti soltanto generare testi, immagini o analisi, ma anche progettare sistemi capaci di
automatizzare attività, elaborare informazioni e coordinare processi aziendali.
Un’azienda gestisce ogni giorno una grande quantità di informazioni e attività: documenti da analizzare, dati da trasferire, richieste dei clienti da gestire, report da elaborare, contenuti da produrre e informazioni da aggiornare all’interno di diversi software. Molte di queste operazioni sono ripetitive e richiedono tempo, pur non rappresentando il vero valore strategico del lavoro delle persone.
L’integrazione dell’
intelligenza artificiale nei processi aziendali permette di individuare queste attività e progettare workflow capaci di eseguirle automaticamente, eventualmente interagendo con i software e i sistemi già utilizzati dall’azienda.
L’obiettivo non è sostituire il lavoro delle persone, ma
ridurre il lavoro manuale e aumentare l’efficienza dei processi, lasciando alle risorse aziendali più tempo per le attività che richiedono competenze, creatività, relazione e capacità decisionale.
Differenza tra automazione tradizionale e automazione AI
L’automazione tradizionale si basa generalmente su regole predefinite. Se si verifica una determinata condizione, il sistema esegue una determinata operazione.
L’intelligenza artificiale permette invece di gestire anche informazioni meno strutturate, come
testi, documenti, richieste dei clienti e contenuti informativi.
Un esempio semplice è la gestione di una richiesta ricevuta tramite e-mail.
Un sistema di automazione tradizionale può riconoscere il mittente e inoltrare automaticamente il messaggio a un determinato indirizzo.
Una soluzione AI può invece
analizzare il contenuto della richiesta, identificarne l’argomento, classificare la comunicazione e avviare il workflow appropriato.
L’automazione AI diventa quindi particolarmente utile quando il processo non consiste soltanto in operazioni meccaniche, ma richiede anche l’elaborazione di informazioni.
Come funziona un workflow AI
Un
workflow AI è un flusso operativo nel quale diverse attività vengono collegate e automatizzate.
La progettazione parte dall’analisi del processo aziendale e dall’individuazione degli obiettivi che si vogliono raggiungere.
In genere un workflow può comprendere:
InputIl dato, documento, messaggio o evento che avvia il processo.
Elaborazione AIL’intelligenza artificiale analizza le informazioni ricevute e produce il risultato necessario.
CondizioniIl workflow stabilisce quale operazione eseguire in funzione del risultato dell’elaborazione.
IntegrazioneLe informazioni possono essere trasferite verso altri software o sistemi aziendali.
OutputIl processo produce il risultato previsto, come un documento, un aggiornamento, una comunicazione o un’informazione da trasferire a un altro sistema.
In alcuni workflow possono essere inoltre previste
condizioni di eccezione e punti di supervisione umana, nei quali l’intervento di una persona rimane necessario.
Quali processi aziendali possono essere automatizzati
L’intelligenza artificiale può essere applicata a numerosi processi aziendali. La scelta del processo da automatizzare deve però partire dalle esigenze concrete dell’azienda e non dalla tecnologia.
Gestione documentaleLa gestione documentale è uno degli ambiti nei quali l’AI può offrire applicazioni particolarmente interessanti.
Un workflow può acquisire un documento, analizzarne il contenuto, identificare le informazioni principali, classificarlo e trasferire i dati estratti verso un sistema aziendale.
Gestione dei dati aziendaliMolti processi aziendali richiedono il trasferimento di informazioni tra sistemi differenti. L’automazione può permettere di acquisire un dato, elaborarlo e trasferirlo automaticamente verso il sistema nel quale deve essere utilizzato.
Customer serviceL’AI può essere utilizzata per analizzare le richieste ricevute dai clienti, classificarle e indirizzarle verso il processo o il referente appropriato.
Marketing e comunicazioneI processi di marketing possono comprendere numerose attività ripetitive legate alla gestione dei contenuti e delle informazioni.
Reportistica e analisiI dati provenienti da diversi sistemi possono essere raccolti e organizzati automaticamente per produrre report e analisi.
Processi amministrativiAnche alcune attività amministrative ripetitive possono essere analizzate per individuare opportunità di automazione.
Esempi di automazione AI per le aziende
Un progetto di automazione AI può essere costruito intorno a un singolo processo oppure coinvolgere più processi integrati.
Un esempio può essere rappresentato dalla
gestione automatizzata delle richieste commerciali. Una richiesta ricevuta attraverso un modulo o una e-mail può essere analizzata dall’AI, classificata in base al contenuto e trasferita al sistema aziendale appropriato.
Un altro esempio riguarda la
gestione automatizzata dei documenti. Il sistema può acquisire un documento, analizzarne il contenuto, estrarre le informazioni necessarie e trasferirle verso un database o un gestionale.
Un ulteriore scenario riguarda la
produzione automatizzata di report. I dati provenienti da diversi sistemi possono essere raccolti, elaborati e organizzati in un report destinato agli utenti aziendali.
Questi esempi mostrano come l’AI non debba necessariamente essere utilizzata per automatizzare un intero reparto. Spesso il risultato più efficace nasce dall’automazione di una specifica attività o di un processo ben definito.
Quali tecnologie vengono utilizzate
Una soluzione di automazione AI può utilizzare diverse tecnologie, scelte in funzione del processo e degli obiettivi del progetto.
Tra le principali componenti possono rientrare:
Modelli di intelligenza artificialeUtilizzati per analizzare informazioni, elaborare contenuti e svolgere attività che richiedono capacità di interpretazione.
AI generativaUtilizzata per elaborare e generare contenuti testuali e altre informazioni.
Workflow automationUtilizzata per collegare le diverse attività e definire il flusso operativo del processo.
APIUtilizzate per consentire lo scambio automatico di informazioni tra applicazioni e sistemi differenti.
Database e sistemi aziendaliUtilizzati per acquisire, elaborare, archiviare e trasferire le informazioni necessarie al funzionamento del processo.
Quali sono i vantaggi dell’automazione AI
L’introduzione dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali può produrre diversi vantaggi.
Riduzione delle attività manualiAutomatizzare le attività ripetitive permette alle persone di dedicare più tempo alle attività a maggiore valore aggiunto.
Maggiore velocità operativaUn workflow automatizzato può eseguire determinate operazioni senza richiedere l’intervento manuale dell’operatore a ogni passaggio.
Riduzione degli erroriAutomatizzare attività ripetitive può contribuire a ridurre gli errori legati all’inserimento manuale e al trasferimento delle informazioni.
Migliore gestione delle informazioniI dati possono essere raccolti, elaborati e trasferiti in modo strutturato tra le diverse fasi del processo.
Aumento della produttivitàRidurre il tempo dedicato alle operazioni ripetitive permette alle risorse aziendali di concentrarsi maggiormente sulle attività strategiche.
Maggiore scalabilitàUn processo automatizzato può essere strutturato per gestire quantità crescenti di informazioni e attività senza aumentare necessariamente nella stessa proporzione il lavoro manuale.
Come progettare un progetto di automazione AI
Un progetto di automazione AI efficace non dovrebbe partire dalla scelta di uno strumento, ma dall’analisi del processo che si vuole migliorare.
1. Analisi del processoIl primo passaggio consiste nel comprendere come viene svolto attualmente il processo, quali persone sono coinvolte, quali informazioni vengono utilizzate e quali sistemi intervengono.
2. Individuazione delle attività automatizzabiliNon tutte le attività devono necessariamente essere automatizzate. Occorre individuare quelle nelle quali l’automazione può produrre un beneficio concreto.
3. Progettazione del workflowUna volta individuate le attività, viene progettato il workflow definendo input, elaborazioni, condizioni, integrazioni e risultati.
4. Integrazione con i sistemi aziendaliQuando necessario, il workflow viene collegato ai software e alle piattaforme già utilizzati dall’azienda.
5. Test e ottimizzazionePrima dell’implementazione definitiva è necessario verificare il funzionamento del processo, la correttezza dei dati e delle integrazioni.
6. ImplementazioneUna volta validata la soluzione, il workflow viene attivato nell’ambiente operativo dell’azienda.
Quanto costa automatizzare un processo aziendale
Il costo di un progetto di
automazione AI dipende da numerosi fattori e non può essere definito esclusivamente sulla base della tecnologia utilizzata.
Tra gli elementi che incidono maggiormente rientrano la complessità del processo, il numero di attività da automatizzare, i sistemi da integrare, il livello di personalizzazione richiesto e la quantità di dati da gestire.
Un progetto limitato a un singolo processo può avere una complessità molto diversa rispetto a una soluzione che collega più processi aziendali e diversi sistemi informatici.
Per questo motivo un’analisi preliminare consente di definire il
perimetro dell’automazione AI e individuare la soluzione più proporzionata agli obiettivi dell’azienda.
Automazione AI: da dove iniziare
Per iniziare un progetto di automazione AI non è necessario trasformare contemporaneamente tutti i processi aziendali.
Una strategia efficace consiste nell’individuare un processo nel quale siano presenti
attività ripetitive, grandi quantità di informazioni o operazioni manuali facilmente identificabili.
L’analisi di questo processo permette di comprendere quali attività possono essere automatizzate, quali tecnologie utilizzare e quale livello di integrazione sia necessario.
Una volta verificati i risultati, l’automazione può essere progressivamente estesa ad altri processi aziendali.
OIS sviluppa soluzioni di
intelligenza artificiale per aziende partendo dall’analisi dei processi e progettando workflow AI in funzione delle esigenze operative e dei sistemi già presenti nell’organizzazione.
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